Le Livre à Metz - CRM

Après de longues années à planifier toute la logistique du festival sur des tableaux Excel peu adaptés au travail collaboratif, l'équipe de l'association Le Livre à Metz avait choisi de se doter d'un logiciel de gestion proposé par une société de la région. Après un peu plus d'un an d'utilisation celui-ci n'a malheureusement pas donné satisfaction, au point que le choix a été fait de revenir à Excel plutôt que de continuer à payer pour un outil inadapté.

Au cours de nos sessions de travail sur le sujet du site web, j'ai eu l'occasion d'inventorier les difficultés rencontrées au quotidien dans la préparation du festival : tableaux lourds, sur lesquels il est difficile de travailler à plusieurs en même temps; double saisie entre le site web et l'applicatif interne; exports à sans cesse reconfigurer et mettre en page; partage peu pratique avec les interlocuteurs extérieurs; gestion laborieuse des candidatures de bénévoles et de leur affectation à des missions, etc...

Autant de sujets qu'un logiciel bien pensé devait facilement pouvoir résoudre, à condition d'être conçu avec et pour ses utilisatrices !

J'ai développé pour le festival un CRM sur mesure qui permet de piloter chaque année l'essentiel de l'activité : les intervenants invités avec leurs transports et leur hébergement, les évènements de la programmation, les bénévoles, les convois des chauffeurs chargés de véhiculer tout le monde... Les données des éditions précédentes ont été migrées vers cette nouvelle solution de gestion.

Des exports pré-configurés ou totalement personnalisables sous forme de listings, plannings et autres tableaux croisés sont prévus pour l'ensemble de ces entités, offrant à l'équipe une totale liberté dans l'exploitation des données; ils peuvent même être partagés en toute sécurité et confidentialité avec les prestataires et partenaires extérieurs autorisés.

La gestion de toutes les informations destinées au site web du festival a enfin été directement intégrée à ce logiciel, de façon à centraliser l'activité et s'épargner enfin toutes les doubles saisies.

Avec un très haut niveau de personnalisation et une conception réalisée main dans la main avec les principales utilisatrices du système, celui-ci a été rapidement adopté et a permet un gain de temps et de confort conséquent dans la préparation de l'évènement !